Vergabe­prozesse neu gedacht

E-Vergabeplattformen unterstützen die Veröffentlichung und Angebotsabgabe, aber nicht die Prüfung und Bewertung der Inhalte. VERA ergänzt bestehende Systeme um eine intelligente Verarbeitungsschicht, die zentrale Vorgänge automatisiert und rechtlich absichert. Sie können VERA nahtlos in Ihre vorhandene Infrastruktur integrieren.

Unsere Pilotkunden berichten von mehreren Stunden Zeitersparnis pro Verfahren. Die manuelle Prüfung umfangreicher Dokumente, die formale Kontrolle und die Dokumentation von Entscheidungen werden weitgehend automatisiert – bei gleichzeitig höherer Prüftiefe und besserer Nachvollziehbarkeit.

Ja, absolut. VERA folgt dem Prinzip "Privacy by Design" und erfüllt alle Vorgaben der DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf zertifizierten Cloud-Infrastrukturen, sensible Informationen werden verschlüsselt gespeichert. Das System protokolliert alle Entscheidungen revisionssicher und hält den Anforderungen von Rechnungshöfen und Gerichten stand.

Selbstverständlich. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle. VERA erstellt transparente Entscheidungsvorlagen, die Sie einsehen, prüfen und bei Bedarf manuell übersteuern können. Alle KI-Entscheidungen sind nachvollziehbar erklärt und können auf die zugrunde liegenden Dokumente zurückgeführt werden.

Sehr flexibel. Sie entscheiden, welche Schritte automatisiert werden sollen. VERA bietet sowohl einen Automatik-Modus für vollständige Automatisierung als auch einen Hybrid-Modus, bei dem Sie einzelne Schritte manuell prüfen. Die Software passt sich an Ihre bestehenden Prozesse an.

VERA deckt den vollständigen Vergabeworkflow ab – von der Bekanntmachung bis zur revisionssicheren Archivierung. Konkret:

• Verfahrensanlage – eigene Bekanntmachungen aus TED und dem Datenservice Öffentlicher Einkauf übernehmen, Vergabeunterlagen automatisch von der Vergabeplattform abholen
• Angebotseingang – Upload einzeln oder als ZIP je Bieter; Bieterstammdaten und Angebotssumme werden aus den Dokumenten vorbefüllt
• Formale Prüfung – KI-gestützter Abgleich gegen Vergabe-Checklisten inklusive Ausschlussgründen, Vollständigkeitskontrolle und Nachforderungsworkflow
• Eignungsprüfung – Bewertung der Eignungsnachweise pro Bieter mit nachvollziehbarer Begründung
• Preisprüfung – §60-VgV-Schwellenwerte (auffällig niedrig/hoch), Marktstatistiken über alle Angebote
• Zuschlagskriterien & Bewertungsmatrix – Preis und Qualität nach gängigen Formeln (UfAB, Interpolation, Bestpreis, Bestnote, Bestehen/Nichtbestehen)
• Gesamtanalyse – KI-gestütztes Ranking aller Angebote mit Empfehlung und Begründung
• Vergabeentscheidung – Standstill-Tracking und §134-GWB-Mitteilungen als prüffeste PDF
• Dokumentation & Archivierung – lückenloser Audit-Trail, vollständiger Vergabevermerk als DOCX/PDF, Aufbewahrungsfristen, DSGVO-konforme Lösch- und Anonymisierungsanfragen

Ergänzend als Zusatzmodul: Marktdaten – ein Preisreferenzband aus vergleichbaren Vergaben als Kontext für die Preisprüfung.

Jede KI-Entscheidung ist erklärbar, jederzeit von Ihrem Team übersteuerbar und revisionssicher dokumentiert.

Ja. Sie können pro Verfahren zwischen der klassischen Reihenfolge (Eignung vor Preis und Zuschlag) und der umgekehrten Reihenfolge (Preis, Zuschlag, dann Eignung) wählen – ein Umschalter genügt. Bei der umgekehrten Reihenfolge prüft VERA die Eignung nur für den Bestbieter. Wird dieser ausgeschlossen, rückt automatisch der Nächstplatzierte nach. Das reduziert den Prüfaufwand von allen Bietern auf einen.

VERA gleicht Ihre veröffentlichten Bekanntmachungen mit TED und dem Datenservice Öffentlicher Einkauf ab – die passenden erscheinen in Ihrem Posteingang. Ein Klick übernimmt Aktenzeichen, Titel, Verfahrensart, CPV-Code, Ort und Frist als strukturierte Daten, mit Herkunftsnachweis im Audit-Log. Die Vergabeunterlagen holt VERA anschließend direkt von der Vergabeplattform, auf der Sie veröffentlicht haben – etwa e-Vergabe des Bundes oder RIB Tender. Weitere Plattformen binden wir laufend an; sprechen Sie uns auf Ihre an.

Jede Aussage von VERA trägt eine Belegstelle. Ein Klick öffnet das Quelldokument an der richtigen Seite und markiert die Fundstelle – Sie sehen also im Originalangebot, worauf sich die Bewertung stützt. Bei der Zuschlagswertung kommt die Herleitung jeder Punktzahl hinzu: Beim Preiskriterium wird der Rechenweg offengelegt, bei den übrigen Kriterien die Begründung mit Fußnoten am jeweiligen Satz und dem Vergleich zu den anderen Bietern.

Der Vermerk dokumentiert jede Phase mit Ergebnis und Begründung: die Prüfliste je Bieter und Position, gestellte Nachforderungen, die Preisprüfung samt § 60-VgV-Bewertung, die vollständige Bewertungsmatrix und die Aktionshistorie als Anlage. Er entsteht während der Bearbeitung mit, statt am Ende zusammengesucht zu werden, und lässt sich als DOCX oder PDF exportieren – vorlagefähig bei Rechnungshof und Vergabekammer.

Standardmäßig nicht. Ihre Daten werden ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung verarbeitet – kein Training, kein Fine-Tuning. Optional können Sie zwei weitere Stufen freischalten: ein ausschließlich für Sie isoliertes Modell oder die Teilnahme am Improvement Program, bei dem nur anonymisierte Strukturmuster einfließen. Beides ist jederzeit widerrufbar. Gegenüber den Anbietern der Basismodelle setzen wir durchgehend den No-Training-Modus ein. Details in unseren Nutzungsbedingungen.

VERA ist als SaaS-Lösung mit modularem Aufbau konzipiert und arbeitet mit Ihren bestehenden E-Vergabeplattformen zusammen – angebunden sind unter anderem e-Vergabe des Bundes und RIB Tender, weitere Plattformen kommen laufend dazu. Über TED und den Datenservice Öffentlicher Einkauf fließen Bekanntmachungsdaten strukturiert ein. Wir unterstützen Sie beim Onboarding und binden auf Wunsch weitere Systeme an.

Die Einführungsdauer hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Nach dem Onboarding und der Konfiguration auf Ihre spezifischen Vergabeprozesse können Sie VERA in der Regel innerhalb weniger Wochen produktiv einsetzen. Wir begleiten Sie während der gesamten Implementierung.

VERA ist für alle Arten öffentlicher Vergabeverfahren geeignet – von Liefer- und Dienstleistungen über Bauleistungen bis hin zu komplexen IT-Projekten. Die KI-Modelle sind darauf trainiert, unterschiedliche Vergabearten zu verarbeiten und können an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.