Nutzungsbedingungen

Version 2.0 · Stand: 18. August 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Nutzungsbedingungen („NB") regeln die Nutzung der über vera.expert bereitgestellten Software-as-a-Service-Plattform „VERA" (nachfolgend „Plattform") zwischen Lars Wulfken, Hohenzollernstr. 5, 14163 Berlin (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden im Sinne von Absatz 2. Als Kunde gelten öffentliche Stellen, öffentliche Unternehmen und andere Organisationen, die die Plattform nutzen. Der Kunde benennt dem Anbieter schriftlich eine natürliche Person als berechtigten Nutzer („Nutzer"). Der Nutzer ist berechtigt, im Namen des Kunden Erklärungen abzugeben, die diesen vertraglich binden. Der Kunde bestätigt durch die Benennung, dass der Nutzer hinreichend bevollmächtigt ist, Verträge über die Nutzung der Plattform abzuschließen und Erklärungen mit verbindlicher Wirkung für den Kunden abzugeben.

(2) Die NB gelten für sämtliche Zugriffe auf und Nutzungen der Plattform. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur wirksam, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Der Vertrag über die Nutzung der Plattform zwischen Anbieter und Kunde kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Plattform zustande. Vor der Registrierung werden dem Kunden diese Nutzungsbedingungen in zumutbarer Weise zur Kenntnis gegeben. Der Kunde bestätigt durch Aktivierung des Kontos, dass er die Nutzungsbedingungen gelesen hat und sie verbindlich akzeptiert. Der Kunde versichert, dass der von ihm benannte Nutzer hinreichend bevollmächtigt ist, Verträge über die Nutzung der Plattform abzuschließen und diese Nutzungsbedingungen im Namen des Kunden zu akzeptieren. Der Anbieter behält sich vor, die Bevollmächtigung durch Vorlage entsprechender Unterlagen zu prüfen.

(2) Soweit der Kunde als öffentlicher Auftraggeber die Plattform im Rahmen eines förmlichen Vergabeverfahrens als Anbieter auswählt und nutzt, kommt der Vertrag zwischen dem Anbieter und dem Kunden als öffentlichem Auftraggeber durch den Zuschlag des Kunden zustande. Der Zuschlag ist eine einseitige Willenserklärung des Kunden, die den Vertragsschluss ohne eine separate Annahmeerklärung durch den Anbieter bewirkt. Die NB werden in den per Zuschlag zustande gekommenen Vertrag einbezogen.

§ 3 Leistungsumfang

(1) Die Plattform unterstützt öffentliche Vergabeverfahren durch KI-gestützte Prüfung, Bewertung und Dokumentation von Angeboten. Der geschuldete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuellen Leistungsbeschreibung, die dem Kunden auf vera.expert zur Verfügung gestellt wird. Der Anbieter wird die Plattform kontinuierlich weiterentwickeln. Änderungen und Erweiterungen des Funktionsumfangs, die die Erreichung des Vertragszwecks fördern oder technisch erforderlich sind, sind zulässig. Die Einschränkung oder Entfernung von Funktionen ist nur zulässig, soweit dies aus zwingenden rechtlichen Gründen, aus Gründen der IT-Sicherheit oder zur Behebung technischer Mängel erforderlich ist. Wesentliche Änderungen, die die Nutzung der Plattform erheblich beeinträchtigen, werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform angekündigt. In diesem Fall steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Ankündigung zu.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht-übertragbares und nicht-unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform bestimmungsgemäß zur Durchführung eigener Vergabeverfahren zu nutzen.

(2) Nicht gestattet sind insbesondere:

§ 5 Pflichten des Nutzers

Der Nutzer verpflichtet sich, ausschließlich Unterlagen hochzuladen bzw. verarbeiten zu lassen, zu deren Nutzung er berechtigt ist. Er stellt sicher, dass keine rechtswidrigen Inhalte, keine Schadsoftware und keine Inhalte hochgeladen werden, die Rechte Dritter verletzen.

Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Bekannt gewordene oder vermutete Sicherheitsvorfälle sind dem Anbieter unverzüglich unter kontakt@vera.expert zu melden.

§ 6 KI-gestützte Verarbeitung; Human-in-the-Loop

(1) Die Plattform verwendet zur Analyse und Bewertung Sprachmodelle (Large Language Models) und weitere KI-Verfahren. Alle KI-erzeugten Ausgaben – etwa Prüfergebnisse, Bewertungen, Vergabevorschläge – sind Entscheidungsvorschläge und keine verbindlichen Entscheidungen. Die vergaberechtliche Verantwortung für die abschließende Prüfung, Wertung und den Zuschlag verbleibt beim Kunden bzw. der jeweils zuständigen Vergabestelle.

(2) Der Nutzer verpflichtet sich, KI-Ausgaben vor Übernahme in offizielle Verfahrensschritte und insbesondere vor Erteilung des Zuschlags sorgfältig auf Plausibilität, Vollständigkeit und rechtliche Zulässigkeit zu prüfen. Der Zuschlag darf nur erteilt werden, wenn die KI-gestützte Prüfung und Bewertung manuell überprüft und für korrekt befunden wurde. Bei Abweichungen oder Unklarheiten hat der Nutzer eine erneute Prüfung zu veranlassen oder den Zuschlag zu verschieben, bis die Unklarheiten geklärt sind.

(3) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die daraus resultieren, dass der Kunde KI-Ausgaben ohne hinreichende Prüfung übernimmt oder auf dieser Basis einen Zuschlag erteilt, es sei denn, der Anbieter hat die Unrichtigkeit der KI-Ausgabe grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht.

§ 7 Verwendung von Kundendaten zur Modellverbesserung

(1) Der Anbieter unterscheidet drei Stufen der Datenverwendung. Standardmäßig gilt ausschließlich Stufe 1. Weitergehende Nutzungen erfordern eine ausdrückliche Freigabe durch den Kunden.

a) Stufe 1 – Reine Leistungserbringung (Standard)

Kundendaten werden ausschließlich zur Bereitstellung der vereinbarten Plattformleistung verarbeitet. Es findet kein Training oder Fine-Tuning statt.

b) Stufe 2 – Mandantenspezifische Modellverbesserung (aktivierbar)

Der Kunde kann in den Organisationseinstellungen zustimmen, dass seine Daten zur Verbesserung eines mandantenspezifischen Modells verwendet werden. Dieses Modell wird durch technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere logische Trennung der Datenbanken, separate Trainingsumgebungen und Zugriffsbeschränkungen) von den Modellen anderer Kunden isoliert. Die dabei entstehenden Anpassungen fließen nicht in Modelle anderer Kunden ein.

c) Stufe 3 – Kollektive Modellverbesserung, „VERA Improvement Program" (opt-in)

Der Kunde kann darüber hinaus zustimmen, dass anonymisierte Muster aus seinen Daten in das globale Basismodell einfließen. Vor dieser Nutzung erfolgt eine automatisierte Pseudonymisierung und Anonymisierung der Daten. Dabei werden insbesondere folgende Informationen entfernt oder durch Platzhalter ersetzt:

In das globale Modell fließen ausschließlich strukturelle Muster ein (z. B. typische Formulierungen von Eignungskriterien, gängige Prüfschritte, Ausschlussgründe im Kontext). Der Anbieter führt vor der erstmaligen Nutzung eine Risikoanalyse durch und dokumentiert die Maßnahmen zur Anonymisierung. Der Kunde wird über das verbleibende Reidentifizierungsrisiko informiert. Die Verwendung der Daten erfolgt erst nach ausdrücklicher Zustimmung des Kunden nach erfolgter Risikoinformation.

Der Anbieter stellt durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass kein Mitarbeiter des Anbieters auf die anonymisierten Trainingsdaten zugreift, soweit dies nicht zur Fehlerbehebung oder Qualitätssicherung zwingend erforderlich ist. Zugriffe für Qualitätskontrollen werden protokolliert und auf das notwendige Maß beschränkt.

(2) Der Kunde kann seine Zustimmung zu Stufe 2 oder 3 jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf schließt zukünftige Trainingsläufe aus. Bereits durch abgeschlossene Trainingsläufe in ein Modell eingeflossene Muster sind aus technischen Gründen nicht rückwirkend entfernbar; dies wird dem Kunden vor Freischaltung ausdrücklich transparent gemacht.

(3) Unabhängig von der gewählten Stufe verpflichtet sich der Anbieter, generative Modelle Dritter (z. B. Basismodell-Anbieter) so einzusetzen, dass Kundeninhalte nicht in deren Trainingsdaten einfließen (No-Training-Modus).

§ 8 Kundendaten, Vertraulichkeit

(1) Alle vom Kunden eingebrachten Inhalte, Dokumente und Metadaten („Kundendaten") verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter verarbeitet Kundendaten ausschließlich zur Erbringung der vertraglichen Leistung und im Rahmen eines separat abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

(2) Der Anbieter behandelt Kundendaten vertraulich, sichert sie durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und speichert sie verschlüsselt auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung

(1) Der Anbieter bemüht sich, eine ganzjährige Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel zu erreichen. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Kernzeiten (Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr) durchgeführt und dem Kunden mindestens drei Werktage vorab angekündigt. Ungeplante Ausfälle, die auf höhere Gewalt, Streik, behördliche Maßnahmen oder vom Anbieter nicht zu vertretende Störungen bei Dritten zurückzuführen sind, werden bei der Berechnung der Verfügbarkeit nicht berücksichtigt. Bei Nichterfüllung der zugesicherten Verfügbarkeit steht dem Kunden eine Vergütungsminderung in Höhe des anteiligen Entgelts für die Zeit des Ausfalls zu, es sei denn, der Anbieter hat den Ausfall nicht zu vertreten.

(2) Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Der Anbieter ist berechtigt, aus Sicherheits- oder Betriebsgründen den Zugang vorübergehend einzuschränken.

§ 10 Gewährleistung

Die Plattform wird im zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuellen Entwicklungsstand bereitgestellt. Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Funktionen im Wesentlichen erfüllt und frei von Mängeln ist, die deren Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch aufheben oder nicht nur unerheblich beeinträchtigen. Der Anbieter wird ihm gemeldete Fehler nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten unverzüglich beseitigen. Die Gewährleistung entfällt, soweit der Kunde den Fehler zu vertreten hat oder Änderungen an der Plattform vorgenommen hat, die nicht vom Anbieter genehmigt wurden. Eine Zusicherung bestimmter Eigenschaften oder Eignung für einen bestimmten Zweck erfolgt nur, wenn diese ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Rahmen abgegebener Garantien.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die Höhe der vergüteten Entgelte für die letzten zwölf Monate vor Eintritt des schädigenden Ereignisses.

(3) Die Haftung für Datenverlust ist ausgeschlossen, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde seiner Pflicht zur regelmäßigen Datensicherung nicht nachgekommen ist. Eine Haftung für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, es sei denn, der entgangene Gewinn wurde vom Anbieter zugesichert oder beruht auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung.

§ 12 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung sowie dem gesondert abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 13 Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen zu ändern, soweit dies erforderlich ist aufgrund:

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail oder Anzeige beim nächsten Login) mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten NB als angenommen. Der Anbieter weist auf die Bedeutung des Schweigens gesondert hin.

§ 14 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten jederzeit ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(2) Nach Vertragsende werden Kundendaten auf Anforderung des Kunden in einem üblichen Format exportiert und anschließend nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen gelöscht bzw. anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen NB ist Berlin, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt, soweit dies rechtlich zulässig ist.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieser NB bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

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